Los Componentes de la Productividad según David Allen

David Allen es profesor y director del área de Estrategia en el Instituto de Empresa, ha escrito libros como "Organizate con eficacia" en el que explica un método para vaciar nuestra mente, organizar nuestros proyectos, determinar el próximo paso que debemos dar en cada uno y, de este modo, aprovechar toda nuestra capacidad mental en asuntos realmente importantes y liberar nuestras vidas del estrés que la falta de método nos produce.

Además nos plantea una serie de elementos que de aplicarnos en nuestra empresas pueden ayudarnos a aumentar la productividad con los recursos de los que disponemos al alcance de la mano.

Según nos explica Allen contrariamente a lo que mucha gente cree, aumentar la productividad no es aumentar los recursos económicos. Lo que más genera por la energía invertida es la inserción consciente de al menos una de cuatro cosas que no ocurren por sí mismas: limpieza, enfoque, estructuración y acción. A continuación tenéis una pequeña explicación de cada una de ellas

Limpieza y desbroce

Cualquier actividad que no maneja adecuadamente sus propios residuos aumenta la resistencia del sistema y provoca un esfuerzo innecesario para tratar los residuos acumulados.
¿Qué no necesitamos más? Antiguos proyectos, políticas y procedimientos caducos, viejos compromisos sin renegociar – todo lo que ocupa espacio y atención y no colabora a la creación de valor, si las retiras, aumentarás el flujo de salida de forma automática.
Pero se requiere intención y acción para eliminar cosas – se vuelve cada vez más inerte si no está imbuida de un constante interés consciente.

Concentración – Foco

Las fuerzas físicas y psíquicas son automáticamente movilizadas con un enfoque rápido, y se dispersas y agotan, sin uno. Las respuestas claras crean la energía que produce resultados con menos esfuerzo.

Estructuración

Las estructuras no aparecen por sí mismas.Las personas productivas siempre se están preguntando: ¿Cómo puedo organizar y racionalizar mejor lo que estoy haciendo?

Acción

Es más fácil moverte cuando ya estás en marcha. Se tarda menos esfuerzo para redirigir algo que va en la dirección equivocada que conseguir que algo se mueva por primera vez. El miedo a lo desconocido y a las posibles consecuencias negativas de la imperfección puede crear fácilmente lo que se denomina parálisis por análisis.

La dinámica de la productividad
Una de estas cuatro dinámicas puede mejorar la calidad y cantidad de tus resultados, pero cada una requiere emplear un esfuerzo consciente. Y cualquiera de ellas, subempleada, puede socavar los resultados.
Tú podrías tener un equipo de trabajo limpio, centrado, pero que carece de buenas descripciones de puestos de trabajo, y no será tan eficaz como podría ser. Un equipo puede estar bien estructurado, trabajar horas extras, con bandejas de entrada limpias, y todavía no se centran en lo que necesitan hacer adecuadamente. Y tú podrías tener una ejecutiva organizada con una dura carga y orientada a objetivos, con toneladas de comunicaciones incompletas y compromisos que pesan sobre ella y la hunden.

Conclusiones
Si no estás operando desde ese lugar tanto como deseas, pregúntate: ¿Cuál de las áreas de productividad relevantes es tu punto débil en este momento? ¿Cuál podría ser la oportunidad para mejorar tu organización, o tu familia? ¿Están las cosas tan despejadas, centradas, estructuradas y activas, como deberían estar en todas las áreas significativas? ¿Cuál sería una buena estrategia de inversión? ¿Tú que piensas?